Sesuai dengan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa pengelolaan arsip yang baik akan dapat mendukung peningkatan kinerja, karena arsip akan menjadi sumber informasi dan alat pengawasan yang dibutuhkan sebuah organisasi dalam melakukan perencanaan, analisis data, pengembangan, perumusan kebijakan hingga pengambilan keputusan. Beberapa tujuan dari pengelolaan arsip diantaranya adalah

Dalam rangka pengelolaan arsip dan pelaksanaan tata naskah persuratan dinas yang sesuai dengan Perbup Nomor 10 Tahun 2021 tentang Tata Naskah Dinas, maka Tim bidang kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan (Dispussip) Kabupaten Gunungkidul selama 3 (tiga) hari yaitu pada tanggal 16, 17 dan 18 Oktober 2023 menyelenggarakan pendampingan pengelolaan arsip dan tata naskah dinas di UPT SKB Dinas Pendidikan Kabupaten Gunungkidul.

Pada hari pertama pendampingan sebagai narasumber adalah Taufan Hidayat, SIP.MAP Arsiparis Madya didampingi Vina Alief Riyanti, A.Md  Pranata Kearsipan dengan materi tata naskah dinas dan pengenalan  aplikasi Srikandi. Hadir pada pendampingan hari pertama Kasubbag TU UPT SKB Tuyem, SIP bersama pengelola arsip sekretariat dan pamong. Taufan menjelaskan tentang proses penciptaan arsip berupa surat-surat yang terdiri dari surat biasa maupun produk hukum. Di UPT SKB terdapat unit pengolah dan unit kearsipan yang sesuai dengan peran masing-masing dalam melakukan pengelolaan arsip.

 Selain itu juga disampaikan tentang aplikasi Srikandi yang merupakan aplikasi hasil mandatory dari pusat yaitu Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi (Kemenpan RB), Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN), Kementerian Kominfo, dan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Aplikasi Srikandi terdiri dari beberapa fitur yang digunakan diantaranya dalam proses penyusunan surat, verifikasi sampai pengiriman. Juga penerimaan surat dan disposisi.

Pada hari kedua pendampingan dilaksanakan pendampingan dalam melaksanakan pemberkasan arsip. Pemberkasan dilakukan terhadap arsip aktif. Sarana yang digunakan berupa folder, sekat dan filling kabinet. Dan penataan lembar disposisi diperlukan sekat tanggal, sekat bulan dan kotak lembar disposisi.  

Pendampingan di UPT SKB pada hari ketiga dilaksanakan pada hari Rabu, 18 Oktober 2023 dengan tim yang terdiri dari Adriana, S.Sos. MAP Kepala Bidang Kearsipan dan Novita Rohmawati, AMd. Arsiparis Penyelia. Hari ketiga pendampingan tim bidang kearsipan menyampaikan materi penyusutan.

Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip, yaitu dengan cara-cara yaitu pemindahan arsip inaktif dari Unit Pengolah ke Unit Kearsipan, memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna atau berketerangan musnah pada JRA, dan menyerahkan arsip statis kepada Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) dalm hal ini adalah Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul.

 Adapun tujuan penyusutan arsip adalah untuk mendayagunakan arsip dinamis sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi, menghemat ruangan, peralatan, dan perlengkapan, mempercepat penemuan kembali arsip dan menyelematkan bahan bukti pertanggungjawaban pemerintah

          Di akhir pertemuan tim Dispussip menyampaikan pesan agar memulai terlebih dahulu proses pemberkasan arsip aktif yang ada di sekretariat maupun di pamong UPT SKB. Apabila sudah terkelola dan terlihat rapi, maka baru melaksanakan kegiatan pengolahan arsip inaktif .

         Kegiatan pendampingan di UPT SKB ditutup dengan pertemuan bersama Kepala UPT SKB Drs. Suharjiyo, MA, Kasubbag TU Tuyem, SIP dan karyawan karyawati serta pamong di lingkungan UPT SKB dengan ucapan terimakasih atas pendampingan yang telah dilaksankan oleh tim bidang kearsipan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kabupaten Gunungkidul, dengan harapan semoga pengelolaan arsip di UPT SKB kedepan semakin lebih baik.(ADR)